Entenda o que é o custo operacional e saiba como calculá-lo

Ao contrário do que muitos empreendedores iniciantes possam pensar, a saúde financeira de uma empresa não deve ser avaliada com base apenas no dinheiro que entra: é também necessário levar em conta quanto dinheiro está saindo. Quando falamos do dinheiro que sai, estamos nos referindo aos custos operacionais, que, embora não sejam parte do core business, são componentes essenciais para que a empresa alcance seus resultados.

Para que você entenda a importância de definir e calcular os custos operacionais de sua empresa, neste post trazemos as principais informações sobre o assunto. Vamos entender o conceito de custo operacional, a diferença entre custos fixos variáveis, como fazer os cálculos e a importância dessa avaliação. Confira!

O que é custo operacional?

Antes de partirmos para o cálculo do custo operacional, vamos entender um pouco mais o seu significado. Podemos definir custos operacionais como a soma das despesas indispensáveis para que a empresa se mantenha operante, ou seja, é o valor que a empresa precisa ter para oferecer bens e produtos a seus consumidores. Em lojas como sorveterias, confeitarias, padarias e afins, podemos destacar os custos de:

• compra de produtos para estoque;
• o salário dos funcionários;
• gastos com marketing e materiais promocionais;
• gastos com aquisições e manutenção de computadores e outros equipamentos;
• materiais de escritório, como cartuchos ou tonners de impressoras, papéis, canetas, entre outros;
• custos com infraestrutura, como aluguel, luz, água, internet etc.;
• despesas com ambientes digitais, como servidores e hospedagem em nuvem.

Por que é importante calcular o custo operacional?

Como falamos na introdução do post, não se pode gerir uma empresa com base apenas no dinheiro que entra. Se o gestor não tem a noção de quanto está gastando, não saberá o custo que a sua empresa tem para fazer esse dinheiro entrar.

Quando o gestor subtrai os custos operacionais de suas vendas totais, passa a ter uma métrica chamada receita operacional, ou lucro operacional. Tal métrica serve para dar um panorama sobre a rentabilidade de seus negócios, sem a inclusão de outras fontes, como venda de ativos, investimento, entre outros.

Quais são os principais tipos de custos operacionais?

Quando falamos de custos operacionais, estamos abrangendo uma série de custos e despesas operacionais que podem ser fixas, variáveis ou semivariáveis. Veja abaixo de forma detalhada as características de cada tipo.

Custos fixos

Como o próprio nome sugere, custos fixos são aqueles que não mudam independentemente da empresa vender mais ou menos. Tais custos incluem despesas gerais e administrativas, seguro, segurança, entre outras coisas.

O exemplo mais comum de custo fixo é o aluguel da sede da empresa. Já começa o mês sabendo que precisa cobrir esse custo que, no Brasil, costuma ser reajustado anualmente. Durante 12 meses, o gestor sabe exatamente quanto pagará e poderá fazer o seu planejamento com exatidão, diferentemente do que acontece com os custos variáveis.

Custos variáveis

Custos variáveis são aqueles que mudam à medida que as vendas e a produção de uma empresa aumentam ou caem. Nesse tipo de custo estão inclusos itens de linha como matérias-primas, folha de pagamento de produção e eletricidade. À medida que a produção sobe, uma empresa deve comprar mais material, contratar mais pessoal ou usar mais eletricidade, incorrendo em gastos mais altos.

Custos semivariáveis

Há uma terceira categoria: os custos semivariáveis, também conhecidos como custos semifixos ou mistos. Eles podem ser confundidos com os custos fixos, mas mudam conforme as vendas ou a produção sobe acima de um determinado nível. Um exemplo são as horas extras.

Abaixo de um nível de produção, as horas extras são desnecessárias e o salário dos funcionários é fixo, quando a empresa precisa de um aumento de produção, poderá permitir que os funcionários façam horas extras, o que tornará os seus custos variáveis. O mesmo vale para empresas que pagam bônus percentual quando os funcionários batem alguma meta. Ou seja, abaixo da meta os salários são fixos, caso a meta seja ultrapassada, o cálculo passa a ser percentual, de acordo com a variável do mês.

Como calcular o custo operacional?

Agora vamos ao ponto central de nosso texto: como calcular o custo operacional de sua empresa. Não existe uma maneira única de se fazer isso. Esse cálculo pode ser realizado de várias formas, sendo que os métodos mais tradicionais são bem simples.

Para começar, é importante determinar uma periodização para que os cálculos sejam feitos sempre com os mesmos parâmetros. Geralmente, são empregados os últimos 3 meses de operação da empresa.

Basicamente, é necessário primeiro calcular o valor médio desses 3 meses, somando as despesas e dividindo por 3. Depois, será calculado o valor médio das vendas no mesmo período, ou seja, soma-se o faturamento da empresa e divide por 3. Em seguida, basta dividir o valor médio de despesas pelo valor médio das vendas. Confira as fórmulas:

• média de vendas = total das vendas dos últimos 3 meses / 3;
• média de despesas = total das despesas dos últimos 3 meses / 3;
• custo operacional = média de despesas / média de vendas.

Break Even Point

Podemos definir como break even point o ponto de equilíbrio, ou seja, o valor mínimo que a empresa precisa para cobrir os seus gastos operacionais. Para chegar a esse valor, será necessário identificar a margem de contribuição da empresa, que consiste no faturamento médio subtraído dos custos variáveis.

Quando é feita a divisão da margem de contribuição pelo faturamento, é possível obter um valor percentual, e esse resultado possibilita o retorno do break even point. Para isso, é importante dividir os custos fixos pelo percentual da margem de contribuição que foi obtido no cálculo anterior.

Quais as melhores estratégias para reduzir o custo operacional de uma empresa?

Você deve estar se perguntando: fiz o cálculo do custo operacional e está muito alto, como reduzi-lo. Veremos abaixo algumas dicas objetivas:

• faça mapeamento dos processos — com os processos bem-mapeados, é possível identificar desperdícios, falhas operacionais e demais gargalos que podem encarecer sua produção;
• treine sua mão de obra — profissionais qualificados conseguem fazer mais com menos, pois estarão preparados para evitar desperdícios e aproveitar ao máximo a estrutura oferecida pela empresa;
• negocie com fornecedores — estreite a relação com os fornecedores para que haja uma parceria que permita negociações vantajosas para ambos;
• utilize a tecnologia — a tecnologia possibilita a redução de tarefas repetitivas e burocráticas, além de diminuir erros e retrabalhos, tornando a produção mais barata.

Esperamos que, após a leitura deste post, você tenha entendido o que é custo operacional e a importância desse cálculo para saber como anda a saúde financeira da sua empresa. Não é um cálculo restrito a grandes corporações, pois mesmo um pequeno negócio deve utilizá-lo a fim de manter um bom controle sobre o que entra e o que sai.

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